Stand: 24. August 2026
Verantwortlicher für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Verarbeitungen ist, soweit nachfolgend nicht anders angegeben:
Synfia Labs FlexCo
Neubaugasse 36
1070 Wien
Österreich
E-Mail: hello@synfia.ai
Diese Datenschutzerklärung gilt für die Website synfia.ai einschließlich zugehöriger Subdomains, die Synfia-Webanwendung, öffentlich zugängliche Produktdemos sowie die Kommunikation mit Synfia.
Für Personen in der Schweiz oder im Vereinigten Königreich gelten ergänzend die jeweils anwendbaren nationalen Datenschutzvorschriften. Verweise auf Rechte und Grundsätze der DSGVO gelten insoweit sinngemäß auch nach dem Schweizer Datenschutzgesetz beziehungsweise der UK GDPR.
Synfia stellt Unternehmen und Organisationen eine Plattform zur Durchführung und Auswertung KI-gestützter Sprach- und Textbefragungen bereit.
Bei Befragungen bestimmt grundsätzlich der jeweilige Kunde insbesondere Zweck, Thema, Teilnehmerkreis, Konfiguration und Nutzung der Ergebnisse. Für diese Verarbeitung ist der Kunde datenschutzrechtlich Verantwortlicher; Synfia verarbeitet die Befragungsdaten als Auftragsverarbeiter nach den Weisungen des Kunden. Die Auftragsverarbeitung ist vertraglich, insbesondere durch eine Vereinbarung gemäß Art. 28 DSGVO, geregelt.
Der Kunde ist dafür verantwortlich, die Teilnehmenden über seine konkrete Verarbeitung, die einschlägige Rechtsgrundlage, etwaige Folgen der Teilnahme sowie gegebenenfalls weitere Empfänger zu informieren. Die Hinweise von Synfia ergänzen diese Kundeninformation, ersetzen sie aber nicht.
Synfia ist hingegen selbst Verantwortlicher für die Verarbeitung im Zusammenhang mit der eigenen Website, Produktdemo, Geschäftskommunikation, Kunden- und Benutzerkonten, Abrechnung sowie der Sicherheit und dem Betrieb der eigenen Dienste.
Beim Aufruf unserer Website werden technisch erforderliche Verbindungs- und Protokolldaten verarbeitet. Dazu können insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Abrufs, aufgerufene Inhalte, Referrer-URL, Browser, Betriebssystem, Geräteinformationen und technische Fehlerdaten gehören.
Die Verarbeitung erfolgt zur sicheren, stabilen und fehlerfreien Bereitstellung der Website sowie zur Abwehr von Missbrauch. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an Betrieb und Sicherheit unseres Online-Angebots. Technisch erforderliche Zugriffe auf Endgeräte erfolgen im Rahmen der gesetzlichen Ausnahmen für unbedingt erforderliche Dienste.
Unsere Website und geschäftliche E-Mail-Kommunikation werden durch einen Hosting- und Kommunikationsdienstleister in Europa bereitgestellt. Protokolldaten werden nur so lange aufbewahrt, wie dies für Betrieb, Sicherheit, Fehleranalyse oder die Verfolgung eines konkreten Vorfalls erforderlich ist; gesetzliche Aufbewahrungs- und Nachweispflichten bleiben unberührt.
Wir verwenden technisch notwendige Cookies oder vergleichbare Speichertechnologien, soweit dies für die Bereitstellung der Website, die Sicherheit oder die Speicherung Ihrer Datenschutzeinstellungen erforderlich ist. Soweit dabei personenbezogene Daten verarbeitet werden, beruht dies auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beziehungsweise – soweit erforderlich – Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
Nicht notwendige Analyse- und Marketingtechnologien werden erst nach Ihrer Einwilligung aktiviert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit den anwendbaren Vorschriften zum Schutz von Endeinrichtungen. Sie können Ihre Auswahl jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die auf der Website verfügbaren Cookie-Einstellungen ändern. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt. Informationen über die Einwilligung werden gespeichert, soweit dies zum Nachweis und zur Verwaltung Ihrer Auswahl erforderlich ist.
Nach Einwilligung können folgende Dienste eingesetzt werden:
Dabei können insbesondere Online-Kennungen, IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen, besuchte Seiten, Interaktionen, Referrer, Zeitangaben sowie Informationen über den Erfolg von Kampagnen verarbeitet werden. Meta und LinkedIn können diese Informationen entsprechend ihren eigenen Datenschutzbestimmungen mit weiteren Daten verbinden und Nutzungs- oder Werbeprofile bilden. Wir übermitteln keine eigenen Kunden- oder E-Mail-Listen zur Bildung von Zielgruppen an diese Anbieter. Synfia trifft auf Basis dieser Daten keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung.
Soweit Synfia gemeinsam mit einem Anbieter für die Erhebung und Übermittlung von Daten verantwortlich ist, gelten die mit dem jeweiligen Anbieter geschlossenen Vereinbarungen über die gemeinsame Verantwortlichkeit. Für die weitere Verarbeitung durch den Anbieter ist grundsätzlich dieser verantwortlich.
Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten, insbesondere E-Mail-Adresse, Name, Kommunikationsinhalt und gegebenenfalls Unternehmens- und Vertragsinformationen, zur Bearbeitung Ihres Anliegens.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit es um vorvertragliche Maßnahmen oder einen Vertrag mit Ihnen geht, andernfalls unser berechtigtes Interesse an sachgerechter Geschäftskommunikation gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Daten werden gelöscht, wenn die Anfrage abschließend erledigt ist und keine vertraglichen, gesetzlichen oder berechtigten Gründe für eine weitere Aufbewahrung bestehen.
Synfia versendet keine Newsletter. E-Mail-Dienstleister werden für Einladungen zu Befragungen sowie für erforderliche Konto-, Sicherheits-, Passwort-, Vertrags- und Transaktionsnachrichten eingesetzt.
Die Synfia-Plattform richtet sich ausschließlich an Unternehmen und Organisationen. Bei der Registrierung und Nutzung eines Kontos können insbesondere Name, Benutzername, E-Mail-Adresse, optional Unternehmensname, Authentifizierungsdaten sowie erforderliche Nutzungs- und Sicherheitsdaten verarbeitet werden. Passwörter werden nicht im Klartext gespeichert, sondern über einen spezialisierten Authentifizierungsdienst kryptografisch verarbeitet.
Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung und Verwaltung der Plattform. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die betroffene Person selbst Vertragspartei ist. Bei Benutzerinnen und Benutzern eines Kundenunternehmens beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse und dem berechtigten Interesse des Kunden an der Durchführung des Vertrags und der sicheren Benutzerverwaltung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Ein Benutzerkonto kann über die dafür vorgesehene Funktion gelöscht werden. Mit der Kontolöschung werden die zugehörigen produktiven Konto- und Projektdaten nach Maßgabe von Abschnitt 12 gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Vor Beginn einer Befragung wird angezeigt, dass die Befragung durch ein KI-System und nicht durch einen Menschen durchgeführt wird. Außerdem werden der Absender beziehungsweise die beauftragende Organisation und der jeweilige Befragungsmodus kenntlich gemacht. Der Kunde kann ergänzend insbesondere einen Titel, eine Kurzbeschreibung und ein Logo anzeigen.
Abhängig von der Konfiguration können folgende Daten verarbeitet werden:
Die Daten stammen von den Teilnehmenden selbst, vom beauftragenden Kunden oder – wenn im Gespräch andere Personen erwähnt werden – aus Angaben der Teilnehmenden über Dritte.
Eine Befragung kann technisch nicht zuordenbar oder zuordenbar durchgeführt werden:
Auch bei einem technisch nicht zuordenbaren Modus kann eine Person aufgrund des Inhalts ihrer Antworten, eines sehr kleinen Teilnehmerkreises oder zusätzlicher Kenntnisse des Kunden mittelbar erkennbar sein. Die Bezeichnung als nicht zuordenbar ist daher keine Garantie dafür, dass eine Identifizierung unter allen Umständen ausgeschlossen ist. Technisch erforderliche Protokolldaten können unabhängig vom Interviewinhalt anfallen.
Bei Sprachbefragungen wird Sprache während des Gesprächs verarbeitet, um die Interaktion, Sprachausgabe und Transkription zu ermöglichen. Audiodaten werden von Synfia nicht dauerhaft gespeichert. Für die weitere Analyse wird ausschließlich das Texttranskript verwendet. Synfia erstellt keine Stimmprofile und führt keine Analyse von Stimme, Tonlage oder Emotionen durch.
KI-Systeme unterstützen insbesondere Gesprächsführung, Transkription, Übersetzung, Strukturierung und textbasierte Auswertung. Eingaben werden im Rahmen der mit den eingesetzten Unternehmensdiensten vereinbarten Konfiguration nicht für das Training öffentlicher KI-Modelle verwendet. Die dauerhafte Protokollierung von Eingaben und Ausgaben bei den eingesetzten KI-Diensten ist, soweit technisch verfügbar, deaktiviert.
Synfia erstellt keine Persönlichkeits-, Verhaltens-, Leistungs- oder Eignungsprofile einzelner Teilnehmender. Die Plattform erzeugt textbezogene Analysen, Themen, Muster, Zusammenfassungen und gegebenenfalls redigierte Zitate. Ergebnisse und Zitate können vom Kunden vor einer Weitergabe geprüft werden. Es findet durch Synfia keine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO statt.
Kunden können optional einen Filter zur Erkennung und Redaktion unmittelbar erkennbarer personenbezogener Angaben in Interviewtranskripten aktivieren.
Ist der Filter aktiviert, wird der Text vor der dauerhaften Speicherung automatisiert auf erkennbare Identifikatoren geprüft und entsprechend redigiert. Die nicht redigierte Fassung wird für diesen Vorgang nur vorübergehend verarbeitet und nicht als Interviewtranskript dauerhaft gespeichert. Der Filter gilt nur für Interviewtranskripte, nicht für vom Kunden hochgeladene Referenzunterlagen.
Da eine automatisierte Erkennung fehlerhaft oder unvollständig sein kann und auch der Inhalt einer Aussage Rückschlüsse auf Personen ermöglichen kann, garantiert der Filter keine vollständige Anonymisierung.
Der Standarddienst ist nicht für die gezielte Erhebung besonderer Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO ausgelegt. Teilnehmende können solche Informationen jedoch freiwillig in freien Antworten nennen. Beabsichtigt ein Kunde eine planmäßige Verarbeitung solcher Daten, ist vorab eine gesonderte rechtliche und vertragliche Prüfung einschließlich einer geeigneten Rechtsgrundlage und Teilnehmerinformation erforderlich.
Der Standarddienst richtet sich an volljährige Personen. Befragungen, die gezielt Minderjährige einbeziehen, bedürfen einer vorherigen gesonderten Vereinbarung und geeigneter Schutzmaßnahmen. Eine allgemeine Altersprüfung bei öffentlichen Befragungslinks findet nicht statt.
Der Kunde kann – abhängig vom Befragungsmodus und den innerhalb seines Kontos vergebenen Berechtigungen – einzelne Transkripte und Analyseergebnisse einsehen. Berechtigungen können zwischen administrativen und eingeschränkten Ansichten unterscheiden.
Zugriffe durch autorisierte Synfia-Mitarbeitende erfolgen nur, soweit dies für Support, Fehleranalyse, Wartung, Sicherheit oder die Bearbeitung eines Vorfalls erforderlich ist, grundsätzlich nach Freigabe des Kunden. Solche Zugriffe werden beschränkt und protokolliert.
Kunden können Transkripte und Ergebnisse bewusst exportieren. Nach dem Export ist der Kunde für die weitere Speicherung und Verwendung der exportierten Daten verantwortlich. Eine automatisierte Weitergabe an externe Kundensysteme findet derzeit nicht statt.
Angemeldete Kunden können Text- und PDF-Dateien als Kontextmaterial hochladen. Diese Unterlagen können zur KI-gestützten Durchführung oder Auswertung einer Befragung verarbeitet werden und bleiben bis zur Löschung der betreffenden Befragung beziehungsweise des Kundenkontos gespeichert. Teilnehmende können keine Dateien hochladen.
Die öffentliche Demo kann ohne Konto und ohne Angabe von Kontaktdaten genutzt werden. Zur unmittelbaren Bereitstellung der Demo werden Sprach- beziehungsweise Texteingaben vorübergehend durch die erforderlichen Sprach- und KI-Dienste verarbeitet. Antworten und Transkripte werden nicht dauerhaft gespeichert. Technische Fehler- und Sicherheitsinformationen können getrennt vom Gesprächsinhalt verarbeitet werden.
Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, Interessierten eine funktionsfähige und sichere Produktdemo anzubieten.
Wir setzen sorgfältig ausgewählte Dienstleister als Auftragsverarbeiter oder eigenständig Verantwortliche ein. Dazu gehören insbesondere Anbieter für Website- und E-Mail-Hosting, Cloud-Infrastruktur, Datenbank und Authentifizierung, Sprach- und KI-Verarbeitung, technische Fehleranalyse, transaktionalen E-Mail-Versand und – optional – Zahlungsabwicklung.
Zu den derzeit wesentlichen Anbietern gehören Hostinger, Supabase, Google Cloud/Gemini Enterprise, ElevenLabs, Sentry, Resend (Plus Five Five, Inc.) und Stripe. Für Website-Analyse und Werbung gelten zusätzlich die in Abschnitt 4 genannten Anbieter. Einzelne Infrastrukturunternehmen können als weitere Unterauftragsverarbeiter der unmittelbar beauftragten Anbieter tätig sein. Eine aktuelle Unterauftragsverarbeiterliste wird Geschäftskunden im Rahmen der Vertragsunterlagen beziehungsweise der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung bereitgestellt; Kunden werden nach Maßgabe dieser Vereinbarungen über relevante Änderungen informiert.
Darüber hinaus können Daten an berufliche Berater, Behörden, Gerichte oder sonstige Stellen übermittelt werden, wenn dies zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Personenbezogene Daten werden nicht verkauft.
Wir konfigurieren die von uns eingesetzten Dienste nach Möglichkeit für eine Verarbeitung im Europäischen Wirtschaftsraum. Bei Anbietern mit internationaler Konzernstruktur können gleichwohl Zugriffe oder weitere Verarbeitungen außerhalb des EWR, insbesondere in den USA, nicht vollständig ausgeschlossen werden.
Eine Übermittlung in ein Drittland erfolgt nur, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind, insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses – einschließlich, soweit anwendbar, des EU-US Data Privacy Framework – oder geeigneter Garantien wie den Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission. Soweit erforderlich, werden ergänzende Schutzmaßnahmen und eine Bewertung des Übermittlungsrisikos vorgesehen. Informationen über die im Einzelfall maßgeblichen Garantien können unter hello@synfia.ai angefordert werden.
Die Abrechnung erfolgt überwiegend außerhalb der Plattform. Für optionale Self-Service-Zahlungen verwenden wir Stripe. Zahlungs- und Bankdaten werden direkt von Stripe erhoben und verarbeitet; Synfia erhält keine vollständigen Karten- oder Bankdaten. Wir verarbeiten die für Vertrag, Buchhaltung und Zahlungszuordnung erforderlichen Abrechnungs- und Transaktionsinformationen.
Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Vertragsabwicklung und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für gesetzliche Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten. Stripe verarbeitet bestimmte Daten für eigene regulatorische und sicherheitsbezogene Zwecke in eigener Verantwortlichkeit.
Synfia trifft unter Berücksichtigung des Risikos angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten. Dazu gehören insbesondere Verschlüsselung bei Übertragung und Speicherung, rollenbasierte und beschränkte Zugriffe, logische Trennung von Kundendaten, Protokollierung sicherheitsrelevanter Zugriffe, Datensicherungen sowie Verfahren zur Erkennung und Behandlung von Sicherheitsvorfällen.
Wird eine Verletzung des Schutzes von im Auftrag verarbeiteten Kundendaten festgestellt, informiert Synfia den betroffenen Kunden entsprechend den gesetzlichen und vertraglichen Anforderungen unverzüglich und unterstützt ihn bei der Erfüllung seiner Pflichten.
Soweit Synfia Verantwortlicher ist, haben Sie nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Widersprechen Sie einer Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, verarbeiten wir die betreffenden Daten nicht weiter, sofern keine zwingenden schutzwürdigen Gründe oder Gründe zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen vorliegen. Gegen Direktwerbung kann jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprochen werden.
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an hello@synfia.ai. Wir können zusätzliche Angaben zur Bestätigung Ihrer Identität verlangen, wenn dies erforderlich ist.
Bei Befragungsdaten ist in der Regel der beauftragende Kunde der Verantwortliche. Entsprechende Anträge sollten daher vorrangig an den auf der Startseite der Befragung genannten Absender gerichtet werden. Sie können sich auch an Synfia wenden; wir leiten das Anliegen an den zuständigen Kunden weiter. Ist eine Befragung technisch nicht zuordenbar und können weder Synfia noch der Kunde die betroffene Person identifizieren, kann die Erfüllung bestimmter Rechte – insbesondere Auskunft oder Einzellöschung – tatsächlich nicht möglich sein.
Sie haben außerdem das Recht, Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu erheben. Für Synfia ist insbesondere zuständig:
Österreichische Datenschutzbehörde
Barichgasse 40-42
1030 Wien
Österreich
E-Mail: dsb@dsb.gv.at
Website: www.dsb.gv.at
Personen im Vereinigten Königreich oder in der Schweiz können sich daneben an die für sie zuständige Aufsichtsbehörde wenden, insbesondere an das UK Information Commissioner's Office (ico.org.uk) beziehungsweise den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (edoeb.admin.ch).
Für einen rein informativen Websitebesuch besteht keine gesetzliche oder vertragliche Verpflichtung zur Angabe personenbezogener Daten; ohne die Verarbeitung technisch erforderlicher Verbindungsdaten kann die Website jedoch nicht bereitgestellt werden. Bestimmte Konto- und Vertragsdaten sind für Einrichtung und Nutzung der Plattform erforderlich.
Die Teilnahme an einer Befragung ist aus Sicht von Synfia grundsätzlich freiwillig. Ob im Verhältnis zwischen dem Kunden und der teilnehmenden Person besondere Pflichten oder Folgen bestehen, bestimmt und erläutert der jeweils verantwortliche Kunde.
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Verarbeitungen oder die rechtlichen Anforderungen ändern. Es gilt die auf dieser Website veröffentlichte aktuelle Fassung.