Synfia Labs FlexCo · Stand: 24. August 2026
Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen („AGB“) gelten ausschließlich gegenüber Unternehmern im Sinne des § 1 UGB sowie juristischen Personen des öffentlichen Rechts. Sie sind nicht für Verträge mit Verbrauchern bestimmt.
Die Synfia Labs FlexCo, Neubaugasse 36, 1070 Wien, Österreich („Synfia“), stellt Unternehmen und Organisationen eine Plattform für KI-gestützte Sprach- und Textbefragungen sowie damit verbundene Forschungs-, Analyse- und Beratungsleistungen bereit. Je nach Angebot erhält der Auftraggeber Zugang zur Synfia-Plattform und/oder einen durch Synfia begleiteten Managed Service.
Je nach Angebot umfasst die Leistung insbesondere:
Der konkrete Leistungsumfang, Zeitplan, Empfängerkreis, Teilnehmermodus und die Ergebnisformate ergeben sich aus dem individuellen Angebot, der Leistungsbeschreibung und der vom Auftraggeber vorgenommenen oder freigegebenen Konfiguration.
Synfia erbringt die vereinbarten Leistungen nach dem bei Angebotslegung verfügbaren Stand der Technik und anerkannten fachlichen Methoden. Synfia schuldet die fachgerechte Durchführung der vereinbarten Leistungen und ausdrücklich zugesagte Arbeitsergebnisse, nicht jedoch einen bestimmten wirtschaftlichen, organisatorischen oder sonstigen Entscheidungserfolg.
Synfia darf gleichwertige Technologien, Modelle, Methoden oder Komponenten einsetzen und austauschen, wenn Vertragszweck, wesentliche Funktionen und vereinbartes Schutzniveau nicht wesentlich beeinträchtigt werden. Sinnvoll abgrenzbare Teilleistungen dürfen gesondert bereitgestellt, abgenommen und abgerechnet werden.
Sofern im Angebot nichts Abweichendes vereinbart ist, gelten folgende Grundsätze:
Synfia darf fachlich geeignete Hosting-, Kommunikations-, Datenbank-, Authentifizierungs-, Transkriptions-, KI-, Analyse-, Übersetzungs-, Fehleranalyse- und sonstige Dienstleister einsetzen. Datenschutzrechtliche Unterauftragsverarbeiter werden ausschließlich nach Ziffer 9 eingesetzt.
Für vom Auftraggeber ausgewählte oder bereitgestellte Systeme, Datenquellen, Verteiler, Schnittstellen und Kommunikationskanäle ist der Auftraggeber verantwortlich. Änderungen solcher Systeme können zu Mehraufwand und Terminverschiebungen führen. Automatisierte Übertragungen an externe Systeme des Auftraggebers erfolgen nur, wenn sie ausdrücklich vereinbart sind.
Synfia bemüht sich um eine hohe Verfügbarkeit und störungsarme Leistungserbringung. Eine bestimmte Verfügbarkeit, Reaktionszeit oder Wiederherstellungszeit ist nur geschuldet, wenn sie ausdrücklich in einem Service Level Agreement oder Angebot vereinbart wurde. Synfia darf Funktionen weiterentwickeln, sofern die vertragswesentliche Nutzbarkeit nicht wesentlich beeinträchtigt wird.
Vertragsgrundlagen sind in folgender Rangfolge: (1) individuelles Angebot oder Bestellformular, (2) projektspezifische Leistungsbeschreibung, (3) die Vereinbarung über die Auftragsverarbeitung nach Ziffer 9 einschließlich der jeweils vereinbarten TOMs und (4) diese AGB. Die speziellere Regelung geht der allgemeineren vor. Für die Auftragsverarbeitung hat Ziffer 9 Vorrang.
Die unter https://synfia.ai/datenschutz veröffentlichte Datenschutzerklärung informiert über Verarbeitungen, für die Synfia selbst Verantwortlicher ist, und über die grundsätzliche Rollenverteilung bei Befragungen. Sie erweitert nicht den vertraglichen Leistungsumfang und ersetzt nicht die Informationspflichten des Auftraggebers gegenüber Teilnehmern.
Angebote von Synfia sind freibleibend, sofern sie nicht ausdrücklich als verbindlich bezeichnet sind. Eine Bestellung bindet den Auftraggeber 14 Kalendertage. Der Vertrag kommt durch Auftragsbestätigung, Gegenzeichnung des Angebots, Abschluss eines elektronischen Bestellvorgangs oder erkennbaren Beginn der Leistungserbringung durch Synfia zustande.
Vertragserklärungen, Freigaben und Weisungen können in Textform, insbesondere per E-Mail oder über ein vereinbartes System, erfolgen, soweit keine strengere Form vorgeschrieben ist. Automatische Eingangsbestätigungen stellen keine Annahme dar.
Änderungs- oder Zusatzwünsche werden als solche behandelt. Synfia informiert vor Umsetzung über wesentliche Auswirkungen auf Vergütung und Termine. Ohne Einigung bleibt der bisher vereinbarte Umfang maßgeblich. Unaufschiebbare Sicherheits- oder Compliance-Maßnahmen darf Synfia nach Information des Auftraggebers umsetzen.
Geschäftsbedingungen des Auftraggebers gelten nur, wenn Synfia ihnen ausdrücklich in Textform zustimmt. Leistungsbezogene Vorgaben, Bestellnummern oder Portalprozesse bewirken für sich keine Zustimmung.
Die Unwirksamkeit einzelner Bestimmungen berührt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht. An ihre Stelle treten die gesetzlichen Vorschriften. Die Parteien werden erforderlichenfalls eine zulässige Regelung vereinbaren, die dem wirtschaftlichen Zweck möglichst nahekommt.
Alle Rechte an Technologie, Software, Methoden, Modellen, Prompt- und Auswertungslogiken, Templates, Taxonomien, Dokumentationen, Know-how und vorbestehenden Materialien verbleiben bei Synfia oder ihren Lizenzgebern. Dies gilt auch für generische Weiterentwicklungen aus Kundenprojekten.
Nach vollständiger Zahlung erhält der Auftraggeber an ausdrücklich für ihn erstellten Berichten, Präsentationen, Dashboard-Exporten, Interviewleitfäden und sonstigen übergebenen Arbeitsergebnissen ein zeitlich und räumlich unbeschränktes, einfaches Recht zur internen Nutzung, Vervielfältigung, Bearbeitung und Weitergabe im vereinbarten Empfängerkreis. Eine Veröffentlichung, kommerzielle Weiterlizenzierung oder Nutzung als konkurrierendes Produkt bedarf der vorherigen Zustimmung von Synfia.
Rechte betroffener Personen, Rechte Dritter und datenschutzrechtliche Zweckbindungen bleiben unberührt. Die Einräumung von Nutzungsrechten stellt keine datenschutzrechtliche Erlaubnis zur Verarbeitung personenbezogener Daten dar.
Rechte an Daten, Marken und Materialien des Auftraggebers verbleiben bei diesem. Der Auftraggeber räumt Synfia die zur Vertragserfüllung erforderlichen Rechte für die Vertragsdauer ein und gewährleistet, hierzu berechtigt zu sein.
Synfia darf nicht personenbezogenes und nicht vertrauliches Know-how aus der Leistungserbringung weiterverwenden. Kundendaten, Gesprächsinhalte und vertrauliche Ergebnisse dürfen weder für fremde Kunden noch zum Modelltraining genutzt werden. Für Drittsoftware und Open-Source-Komponenten gelten ergänzend deren zwingende Lizenzbedingungen.
Ein Anspruch auf Herausgabe von Quellcode, Modellgewichten, Systemprompts, internen Bewertungslogiken, Entwicklungsunterlagen oder Zwischenergebnissen besteht nicht, sofern dies nicht ausdrücklich vereinbart ist. Name, Logo oder Projektbeschreibung des Auftraggebers darf Synfia nur mit dessen vorheriger Zustimmung als Referenz verwenden.
Der Auftraggeber stellt rechtzeitig alle erforderlichen Informationen, Entscheidungen, Freigaben, Daten, Zugänge und Ansprechpartner bereit und koordiniert seine internen Stakeholder, insbesondere Fachbereich, IT, Informationssicherheit, Datenschutz und – soweit erforderlich – Betriebsrat oder Personalvertretung.
Der Auftraggeber bestimmt Zweck, Thema, Teilnehmerkreis, Befragungsmodus und Verwendung der Ergebnisse. Er ist für Auswahl und Ansprache der Teilnehmer sowie für die Rechtmäßigkeit der von ihm veranlassten Verarbeitung verantwortlich. Er stellt insbesondere sicher:
Synfia stellt auf der Startseite der Befragung produktbezogene Informationen bereit, insbesondere den Hinweis auf den KI-Einsatz, den Absender und den konfigurierten Befragungsmodus. Diese Hinweise ersetzen nicht die kundenspezifischen Informationspflichten. Synfia unterstützt im vereinbarten Umfang, erbringt jedoch keine Rechtsberatung.
Der Auftraggeber gewährleistet, dass bereitgestellte Inhalte, Daten, Verteiler, Kontaktinformationen, PDF- und Textdateien, Marken, Zugänge und Weisungen richtig, vollständig, sicher und rechtmäßig nutzbar sind. Er lädt nur Unterlagen hoch und veranlasst nur deren KI-gestützte Verarbeitung, wenn er hierzu berechtigt ist und die betroffenen Personen ordnungsgemäß informiert wurden.
Der Auftraggeber berücksichtigt, dass der optionale PII-Filter nur auf Interviewtranskripte und nicht auf hochgeladene Referenzunterlagen angewendet wird. Er informiert Synfia vor Projektbeginn über besondere Vertraulichkeitsanforderungen und sonstige erhöhte Risiken.
Der Auftraggeber hält Benutzerkonten und Zugangsdaten geheim, richtet Berechtigungen nach dem Erforderlichkeitsprinzip ein und entfernt nicht mehr benötigte Zugänge unverzüglich. Handlungen über ein Benutzerkonto werden dem Auftraggeber zugerechnet, soweit er die missbräuchliche Nutzung zu vertreten hat. Tatsächliche oder vermutete unbefugte Zugriffe sind Synfia unverzüglich mitzuteilen.
Der Auftraggeber entscheidet, welche seiner Benutzer als Administratoren sämtliche Daten innerhalb des Kundenkontos und welche Benutzer nur freigegebene Analysen oder Ausschnitte einsehen dürfen.
Bei verspäteter oder unzureichender Mitwirkung verlängern sich Fristen angemessen. Synfia darf betroffene Leistungen aussetzen und nach vorheriger Information nachweisbaren Mehraufwand zu den vereinbarten, hilfsweise üblichen Sätzen abrechnen.
KI-gestützte Gesprächsverläufe, Übersetzungen und Analysen können fehlerhaft, unvollständig, probabilistisch oder mehrdeutig sein. Der Auftraggeber prüft Ergebnisse vor einer Verwendung mit erheblicher Wirkung fachlich und menschlich und bleibt für seine Entscheidungen sowie die Rechtmäßigkeit der weiteren Nutzung verantwortlich.
Synfia erstellt im Standarddienst keine individuellen Persönlichkeits-, Verhaltens-, Leistungs- oder Eignungsscores und trifft keine automatisierten Entscheidungen über Teilnehmer. Beabsichtigt der Auftraggeber außerhalb des Standarddienstes eine entsprechende Weiterverarbeitung, ist er für deren eigenständige rechtliche Prüfung und Umsetzung verantwortlich; eine solche Verarbeitung ist nicht Teil der vereinbarten Synfia-Leistung.
Verletzt der Auftraggeber schuldhaft Rechte Dritter oder gesetzliche Pflichten durch bereitgestellte Inhalte, unzulässige Weisungen, fehlende Teilnehmerinformationen oder eine vertragswidrige Nutzung der Plattform oder Ergebnisse, hält er Synfia von berechtigten Ansprüchen Dritter und angemessenen Kosten der Rechtsverteidigung frei. Synfia informiert den Auftraggeber unverzüglich über entsprechende Ansprüche und ermöglicht ihm, soweit zumutbar, die Mitwirkung an der Rechtsverteidigung.
Synfia darf nur für rechtmäßige, vereinbarte Geschäftszwecke eingesetzt werden. Untersagt sind insbesondere rechtswidrige Überwachung, Täuschung über den KI-Einsatz, Diskriminierung, Belästigung, Manipulation sowie Verletzungen von Persönlichkeits-, Urheber-, Datenschutz- oder Geheimhaltungsrechten. Der Auftraggeber darf keine rechtswidrigen, schädlichen oder sicherheitsgefährdenden Inhalte verarbeiten oder die Plattform zur Umgehung technischer Schutzmaßnahmen einsetzen.
Der Auftraggeber wählt für jede Befragung einen technisch nicht zuordenbaren oder einen zuordenbaren Modus. Er darf einen technisch nicht zuordenbaren Modus nur als solchen kommunizieren und einen zuordenbaren Modus nicht als anonym oder technisch nicht zuordenbar darstellen.
Bei technisch nicht zuordenbaren Befragungen wird keine Verbindung zwischen Einladung beziehungsweise E-Mail-Adresse und gespeichertem Transkript hergestellt. Der Auftraggeber unterlässt Versuche, diese technische Trennung zu umgehen oder Teilnehmer entgegen seiner Information gezielt zu re-identifizieren.
Dem Auftraggeber ist bekannt, dass die Identität einer Person aufgrund des Inhalts ihrer Antworten, eines sehr kleinen Teilnehmerkreises oder zusätzlichen Wissens mittelbar erkennbar sein kann. Er berücksichtigt dieses Risiko bei Auswahl des Teilnehmerkreises, Fragestellung, Auswertung und Veröffentlichung. Ergebnisse über kleine Gruppen dürfen nicht so kombiniert oder offengelegt werden, dass dadurch entgegen dem angekündigten Modus geschützte Personen identifiziert werden.
Bei einem zuordenbaren Modus darf der Auftraggeber Einladungs- oder Teilnehmerdaten nur verwenden, wenn dies rechtmäßig ist und den Teilnehmern transparent mitgeteilt wird.
Der Standarddienst ist nicht für die gezielte Erhebung besonderer Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO oder personenbezogener Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten nach Art. 10 DSGVO bestimmt. Der Auftraggeber darf eine solche planmäßige Verarbeitung nur nach vorheriger Vereinbarung in Textform veranlassen. Voraussetzung sind insbesondere eine geeignete Rechtsgrundlage, vollständige Teilnehmerinformation, ein abgestimmtes Schutz- und Löschkonzept und – soweit erforderlich – eine Datenschutz-Folgenabschätzung.
Synfia darf eine solche Verarbeitung ablehnen, aussetzen oder zusätzliche Schutzmaßnahmen verlangen. Freiwillige Angaben eines Teilnehmers in einer freien Antwort lassen die Verantwortlichkeit des Auftraggebers für den Umgang mit diesen Daten unberührt.
Der Standarddienst richtet sich an volljährige Personen. Der Auftraggeber darf Minderjährige nur nach vorheriger Vereinbarung in Textform gezielt einbeziehen und muss zuvor die einschlägigen Rechtsgrundlagen, Informations- und Einwilligungserfordernisse sowie geeignete Schutzmaßnahmen sicherstellen. Synfia führt bei öffentlichen Befragungslinks keine allgemeine Altersprüfung durch.
Jede Partei erfüllt die für ihre Rolle geltenden Pflichten aus anwendbarem KI- und Datenschutzrecht, insbesondere der Verordnung (EU) 2024/1689. Synfia weist vor Beginn der Befragung darauf hin, dass die Interaktion mit einem KI-System und nicht mit einem Menschen erfolgt. Der Auftraggeber darf diesen Hinweis nicht entfernen, verdecken oder widersprüchlich darstellen und stellt alle darüber hinaus erforderlichen Informationen bereit.
Synfia stellt dem Auftraggeber im vereinbarten Umfang Informationen zur Funktionsweise und zum verantwortungsvollen Einsatz der Plattform bereit. Die abschließende Bewertung der Zulässigkeit des konkreten Anwendungsfalls und der Entscheidungen des Auftraggebers verbleibt bei diesem.
Der optionale PII-Filter ist standardmäßig deaktiviert. Wird er vom Auftraggeber aktiviert, wird dies den Teilnehmern vor Beginn angezeigt. Der Filter soll unmittelbar erkennbare personenbezogene Angaben im Texttranskript vor dessen dauerhafter Speicherung redigieren. Die unredigierte Fassung wird für diesen Vorgang nur vorübergehend verarbeitet und nicht als Interviewtranskript dauerhaft gespeichert.
Der Auftraggeber erkennt an, dass eine automatisierte Erkennung fehlerhaft oder unvollständig sein kann und der Gesprächsinhalt auch ohne unmittelbare Identifikatoren Rückschlüsse auf Personen erlauben kann. Der Filter gewährleistet daher keine vollständige Anonymisierung und entbindet den Auftraggeber nicht von seinen rechtlichen Pflichten.
Synfia kann im Rahmen vereinbarter Analysen redigierte oder nicht unmittelbar zuordenbare Zitate vorschlagen. Der Auftraggeber prüft Zitate und Ergebnisse vor einer Veröffentlichung oder Weitergabe und stellt sicher, dass keine unzulässige Identifizierung, Offenlegung besonderer Daten oder Verletzung von Rechten Dritter erfolgt.
Zeitplan, Abstimmungstermine, Freigaben und Ansprechpartner ergeben sich aus dem Angebot oder Projektplan. Synfia informiert den Auftraggeber über wesentliche Verzögerungen und projektbezogene Störungen ohne unangemessene Verzögerung.
Synfia darf die zur Leistungserbringung eingesetzte Infrastruktur warten, absichern und weiterentwickeln. Planbare Maßnahmen mit wesentlicher Auswirkung auf ein laufendes Befragungsfeld werden nach Möglichkeit vorab angekündigt. Notfall- und Sicherheitsmaßnahmen dürfen unverzüglich erfolgen.
Projekt- und Supportanfragen sind an die vereinbarte Kontaktperson oder an hello@synfia.ai zu richten. Standard-Servicezeiten sind Montag bis Donnerstag 08:00-17:00 Uhr und Freitag 08:00-12:00 Uhr mitteleuropäischer Zeit, ausgenommen gesetzliche Feiertage am Sitz von Synfia. Individuelle Reaktionszeiten gelten nur, wenn sie ausdrücklich vereinbart sind.
Soweit für Support, Fehleranalyse, Wartung, Sicherheit oder die Bearbeitung eines Vorfalls ein Zugriff auf Kundendaten erforderlich ist, erfolgt dieser durch hierzu berechtigte Personen, zeitlich und sachlich beschränkt und grundsätzlich nach Freigabe des Auftraggebers. Zugriffe werden nach Maßgabe der technischen Möglichkeiten protokolliert. In dringenden Sicherheitsfällen darf Synfia die erforderlichen Maßnahmen auch ohne vorherige Freigabe treffen und informiert den Auftraggeber anschließend unverzüglich, soweit rechtlich und tatsächlich möglich.
Es gelten die im Angebot, Bestellformular oder elektronischen Bestellvorgang genannten Preise in Euro zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer. Reise-, Übersetzungs-, Kommunikations-, Drittanbieter- und sonstige Nebenkosten werden nur berechnet, wenn sie vereinbart oder freigegeben wurden.
Managed Services werden als Projektpauschale, nach Meilensteinen oder nach Zeitaufwand abgerechnet. Eine Aufwandsschätzung ist kein Fixpreis. Synfia darf nach vereinbarten Meilensteinen oder entsprechend dem Leistungsfortschritt abrechnen.
Für Self-Service-Leistungen gelten der im Bestellvorgang ausgewiesene Preis, Abrechnungszeitraum, Funktionsumfang und gegebenenfalls die dort ausgewiesene Mindestlaufzeit. Eine automatische Vertragsverlängerung findet nur statt, wenn sie im Bestellvorgang oder Angebot ausdrücklich ausgewiesen wurde.
Leistungen außerhalb des vereinbarten Umfangs, insbesondere zusätzliche Sprachen, Teilnehmergruppen, Analysevarianten, Workshops, Integrationen oder Wiederholungen aufgrund geänderter Vorgaben, werden nach bestätigtem Change Request vergütet.
Rechnungen sind binnen 14 Kalendertagen ab Zugang ohne Abzug fällig, sofern das Angebot oder der Bestellvorgang nichts Abweichendes vorsieht. Bei Verzug gelten die gesetzlichen Verzugszinsen und Betreibungskosten. Nach erfolgloser Mahnung mit angemessener Nachfrist darf Synfia betroffene Leistungen aussetzen.
Bei optionalen Self-Service-Zahlungen werden Zahlungsdaten unmittelbar durch den eingesetzten Zahlungsdienstleister verarbeitet. Synfia erhält keine vollständigen Karten- oder Bankdaten.
Der Auftraggeber darf nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen aufrechnen. Ein Zurückbehaltungsrecht darf nur wegen Ansprüchen aus demselben Vertragsverhältnis ausgeübt werden.
Projektzeitraum und Termine ergeben sich aus dem Angebot. Der Vertrag endet mit vollständiger Erbringung der vereinbarten Leistungen, ohne dass es einer Kündigung bedarf.
Soweit laufende Leistungen auf unbestimmte Zeit vereinbart sind, können sie mit einer Frist von drei Monaten zum Monatsende gekündigt werden, sofern das Angebot oder der Bestellvorgang nichts Abweichendes vorsieht. Für Self-Service-Abonnements gelten die dort ausgewiesenen Kündigungsfristen.
Jede Partei darf aus wichtigem Grund kündigen. Vor einer Kündigung wegen behebbarer Pflichtverletzung ist grundsätzlich eine angemessene Nachfrist zu setzen. Eine Nachfrist ist bei schwerwiegendem Sicherheitsverstoß, rechtswidriger Nutzung, vorsätzlicher Schädigung, endgültiger Leistungsverweigerung oder sonstiger Unzumutbarkeit entbehrlich.
Vor Vertragsende kann der Auftraggeber die nach dem vereinbarten Funktionsumfang verfügbaren Transkripte und Ergebnisse exportieren. Nach Vertragsende stellt Synfia vereinbarte Arbeitsergebnisse und Exporte bereit, sofern alle fälligen Entgelte bezahlt sind und der Auftraggeber dies rechtzeitig verlangt. Personenbezogene Daten werden nach Ziffer 9.13 zurückgegeben beziehungsweise gelöscht.
Keine Partei haftet für Verzögerungen aufgrund von Ereignissen außerhalb ihres zumutbaren Einflusses. Die betroffene Partei informiert die andere Partei unverzüglich und mindert die Auswirkungen. Dauert die Behinderung länger als 60 Tage, kann jede Partei den betroffenen Leistungsteil kündigen.
Diese Ziffer 9 enthält die Vereinbarung über die Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO („AVV“) und ist Bestandteil jedes Vertrages, soweit Synfia personenbezogene Daten im Auftrag des Auftraggebers verarbeitet. Der Auftraggeber ist Verantwortlicher und Synfia Auftragsverarbeiter. Soweit der Auftraggeber seinerseits Auftragsverarbeiter ist, verarbeitet Synfia als weiterer Auftragsverarbeiter; der Auftraggeber gewährleistet, zur Beauftragung von Synfia berechtigt zu sein.
Soweit auf die Auftragsverarbeitung das Datenschutzrecht des Vereinigten Königreichs oder der Schweiz anwendbar ist, gilt diese Ziffer zugleich als entsprechende Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung; Verweise auf die DSGVO sind sinngemäß auf die funktional entsprechenden Vorschriften des anwendbaren Rechts zu beziehen.
Soweit Synfia personenbezogene Daten für eigene Zwecke verarbeitet, insbesondere zur Vertragsverwaltung, Abrechnung, Sicherheit der eigenen Dienste, Missbrauchsverhinderung oder Rechtsdurchsetzung, handelt Synfia im gesetzlich zulässigen Umfang als eigenständig Verantwortlicher. Einzelheiten enthält die Datenschutzerklärung von Synfia.
Gegenstand: Bereitstellung und Durchführung der vereinbarten KI-gestützten Sprach- und Textbefragungs-, Forschungs- und Analyseleistungen einschließlich Teilnehmerkommunikation, Transkription, Auswertung, Ergebnisbereitstellung, Speicherung, Support und – soweit vereinbart – Verarbeitung hochgeladener Kontextmaterialien.
Dauer: Laufzeit des Hauptvertrages einschließlich der nach Ziffer 9.13 erforderlichen Export-, Rückgabe-, Lösch- und Backupfristen.
Art und Zwecke: Entgegennehmen und gegebenenfalls Erheben, Übermitteln, vorübergehende Sprachverarbeitung, Transkribieren, Übersetzen, Strukturieren, Ordnen, Redigieren, Pseudonymisieren, Speichern, Abfragen, Analysieren, Aggregieren, Visualisieren, Bereitstellen, Exportieren, Einschränken und Löschen zum Zweck der Durchführung und Auswertung der vom Auftraggeber festgelegten Befragungen sowie zur Sicherheit, Unterstützung und Fehlerbehebung.
Datenkategorien:
Besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO oder Daten nach Art. 10 DSGVO sind nicht Gegenstand des Standarddienstes und dürfen nur unter den Voraussetzungen der Ziffern 5.3 und 9.3 planmäßig verarbeitet werden.
Kategorien betroffener Personen: Insbesondere Beschäftigte, Bewerber, Kunden, Interessenten, Lieferanten, Partner, Mitglieder, Bürger oder andere vom Auftraggeber ausgewählte Stakeholder sowie Ansprechpartner und Benutzer des Auftraggebers.
Umfang und Häufigkeit: Gemäß Angebot und Projektkonfiguration einmalig, periodisch oder kontinuierlich; Teilnehmerzahl, Regionen, Sprachen und Datenvolumen ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung und Nutzung.
Der Auftraggeber bestimmt Zwecke und wesentliche Mittel der Verarbeitung und ist insbesondere verantwortlich für:
Der Auftraggeber informiert Synfia vor Verarbeitungsbeginn über besondere Kategorien personenbezogener Daten, Daten nach Art. 10 DSGVO, die gezielte Einbeziehung Minderjähriger, hohe Risiken und zwingend abweichende Löschanforderungen. Er erteilt keine Weisungen, die gegen anwendbares Datenschutzrecht verstoßen.
Synfia verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Auftraggebers, einschließlich hinsichtlich Übermittlungen in Drittländer, sofern keine gesetzliche Verpflichtung besteht. Hauptvertrag, Angebot, Projektkonfiguration und die Nutzung der bereitgestellten Funktionen gelten als anfängliche Weisungen. Weitere Weisungen sind in Textform zu erteilen.
Ist Synfia gesetzlich zu einer Verarbeitung verpflichtet, informiert Synfia den Auftraggeber vorab, sofern das Gesetz dies nicht aus wichtigen Gründen des öffentlichen Interesses untersagt. Hält Synfia eine Weisung für rechtswidrig, informiert Synfia den Auftraggeber unverzüglich und darf ihre Ausführung bis zur Klärung aussetzen.
Synfia setzt nur Personen ein, die auf Vertraulichkeit verpflichtet oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen. Berechtigungen werden nach dem Erforderlichkeits- und Least-Privilege-Prinzip vergeben und überprüft.
Synfia gewährleistet unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten, der Art und des Risikos der Verarbeitung ein angemessenes Schutzniveau nach Art. 32 DSGVO. Die Maßnahmen umfassen insbesondere:
Die jeweils aktuelle detaillierte Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen wird dem Auftraggeber in der Data Security Overview oder einer gesonderten TOM-Dokumentation vertraulich zur Verfügung gestellt und in ihrer bei Vertragsschluss bereitgestellten Fassung Bestandteil dieser AVV. Synfia darf einzelne Maßnahmen ändern, sofern das vertraglich zugesagte Schutzniveau nicht unterschritten wird.
Der Auftraggeber erteilt Synfia eine allgemeine schriftliche Genehmigung zum Einsatz der nachstehend genannten Unterauftragsverarbeiter. Synfia schließt mit ihnen Verträge, die ein im Wesentlichen gleichwertiges Datenschutzniveau und die Anforderungen des Art. 28 Abs. 4 DSGVO sicherstellen. Synfia bleibt gegenüber dem Auftraggeber für die Erfüllung der Pflichten ihrer Unterauftragsverarbeiter verantwortlich.
Die derzeit für Auftragsdaten wesentlichen Unterauftragsverarbeiter sind:
| Anbieter | Sitz | Aufgabe | Typischer Verarbeitungsumfang und Ort |
|---|---|---|---|
| Supabase Pte. Ltd. | Singapur | Plattformdatenbank, Dateispeicherung und Authentifizierung | Konto-, Befragungs-, Transkript-, Analyse- und Upload-Daten; primäre produktive Speicherung in Frankfurt, Deutschland |
| Amazon Web Services, Inc. | USA | Cloud-Infrastruktur als weiterer Unterauftragsverarbeiter von Supabase | Infrastrukturverarbeitung für die produktive Plattform in der Region Frankfurt |
| Google Cloud EMEA Limited | Irland | Enterprise-KI für Gesprächsführung, Übersetzung, Textanalyse und optionalen PII-Filter | Erforderliche Text- und Kontextdaten; Verarbeitung für Synfia in der konfigurierten europäischen Region; keine Nutzung zum Training öffentlicher Modelle |
| Eleven Labs, Inc. | USA | Sprachverarbeitung, Transkription und Sprachausgabe | Vorübergehende Sprach- und Textverarbeitung; keine dauerhafte Speicherung der Audiodaten in der Synfia-Konfiguration |
| Functional Software, Inc. (Sentry) | USA | Technische Fehleranalyse und Monitoring | Technische Fehler-, Geräte- und Nutzungsdaten; keine planmäßige Übermittlung von Interviewantworten, Transkripten, Teilnehmer-E-Mail-Adressen oder Upload-Inhalten; Region Deutschland |
| Plus Five Five, Inc. (Resend) | USA | Versand von Befragungseinladungen und transaktionalen E-Mails | E-Mail-Adressen, Nachrichteninhalt und Versandmetadaten; Verarbeitung kann in den USA stattfinden |
Synfia stellt dem Auftraggeber auf Anfrage die aktuellen Identitäts- und Kontaktinformationen der eingesetzten Unterauftragsverarbeiter und, soweit erforderlich, relevanter weiterer Unterauftragsverarbeiter bereit.
Synfia informiert den Auftraggeber grundsätzlich mindestens 30 Tage vor der Hinzunahme oder dem Austausch eines Unterauftragsverarbeiters. Der Auftraggeber kann innerhalb von 14 Tagen nach Zugang der Information aus nachweisbaren, objektiv begründeten datenschutzrechtlichen Gründen widersprechen. Die Parteien bemühen sich um eine zumutbare Lösung. Ist eine solche nicht möglich, darf Synfia auf den betroffenen Unterauftragsverarbeiter verzichten oder jede Partei den objektiv betroffenen Leistungsteil zum Einsatzzeitpunkt kündigen. Ein Widerspruch gegen einen für die Leistung notwendigen Anbieter begründet keinen Anspruch auf eine technisch oder wirtschaftlich unzumutbare Ersatzlösung.
Die primäre produktive Speicherung erfolgt im Europäischen Wirtschaftsraum. Aufgrund internationaler Konzernstrukturen einzelner Anbieter können Zugriffe oder weitere Verarbeitungen in Drittländern, insbesondere in den USA, stattfinden.
Synfia und ihre Unterauftragsverarbeiter übermitteln personenbezogene Daten nur unter Einhaltung der Art. 44 ff. DSGVO beziehungsweise der funktional entsprechenden Vorschriften des anwendbaren britischen oder schweizerischen Datenschutzrechts. Hierfür werden – je nach Anbieter und Verarbeitung – ein Angemessenheitsbeschluss, einschließlich des EU-US Data Privacy Framework soweit anwendbar, geeignete Garantien wie die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission oder anwendbare britische beziehungsweise schweizerische Transferzusätze einschließlich erforderlicher ergänzender Maßnahmen eingesetzt. Synfia stellt dem Auftraggeber Informationen über die im Einzelfall maßgeblichen Garantien auf Anfrage zur Verfügung.
Synfia unterstützt den Auftraggeber unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen bei Anträgen auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch und Datenübertragbarkeit. Anfragen betroffener Personen leitet Synfia an den Auftraggeber weiter, sofern keine gesetzliche Pflicht zur eigenen Antwort besteht.
Bei technisch nicht zuordenbaren Befragungen besteht keine Verbindung zwischen Einladung beziehungsweise E-Mail-Adresse und gespeichertem Transkript. Soweit eine betroffene Person anhand der vorhandenen Daten nicht identifiziert werden kann, kann die Erfüllung eines auf ein bestimmtes Transkript bezogenen Antrags tatsächlich ausgeschlossen sein. Synfia ist nicht verpflichtet, zusätzliche Identifikationsmerkmale allein zur Ermöglichung einer Zuordnung zu erheben.
Synfia unterstützt den Auftraggeber unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der verfügbaren Informationen bei den Pflichten nach Art. 32 bis 36 DSGVO, insbesondere durch Sicherheitsinformationen und angemessene Beiträge zu Datenschutz-Folgenabschätzungen und vorherigen Konsultationen. Die rechtliche Bewertung und Entscheidung verbleiben beim Auftraggeber.
Synfia informiert den Auftraggeber unverzüglich nach Bekanntwerden einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, die von Synfia im Auftrag verarbeitet werden. Die Mitteilung enthält, soweit verfügbar, eine Beschreibung der Art des Vorfalls, der betroffenen Daten und Personen, der wahrscheinlichen Folgen, der ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen sowie einen Kontaktpunkt. Fehlende Informationen werden ohne unangemessene Verzögerung nachgereicht.
Synfia stellt dem Auftraggeber die erforderlichen Informationen zum Nachweis der Einhaltung von Art. 28 DSGVO bereit und ermöglicht einschließlich Inspektionen die gesetzlich erforderlichen Überprüfungen. Vorrangig können geeignete Prüfberichte, Zertifikate, Sicherheitsdokumentationen und Fragebögen verwendet werden.
Der Auftraggeber darf bei begründetem Bedarf, grundsätzlich einmal jährlich und mit 20 Werktagen Vorankündigung, durch einen unabhängigen, fachkundigen und zur Verschwiegenheit verpflichteten Prüfer ein Audit durchführen. Bei einem konkreten Sicherheitsvorfall, begründetem Verdacht eines wesentlichen Verstoßes oder behördlicher Anordnung gelten diese zeitlichen Beschränkungen nicht. Audits erfolgen ohne vermeidbare Betriebsbeeinträchtigung und ohne Offenlegung von Daten anderer Kunden oder von Informationen, deren Offenlegung die Sicherheit der Dienste gefährden würde. Außergewöhnlicher Aufwand von Synfia ist vergütungspflichtig, soweit kein wesentlicher Verstoß von Synfia festgestellt wird.
Während der Vertragslaufzeit kann der Auftraggeber einzelne zuordenbare Datensätze, Befragungen, Projekte oder das Kundenkonto über die dafür vorgesehenen Funktionen löschen. Bei Löschung einer Befragung werden die zugehörigen Antworten, Transkripte, Analysen, Einladungs- und Zuordnungsdaten sowie hochgeladenen Kontextunterlagen aus den produktiven Systemen gelöscht, soweit eine Zuordnung möglich ist. Bei technisch nicht zuordenbaren Befragungen kann eine gezielte Einzellöschung mangels Zuordnung ausgeschlossen sein.
Nach Ende der Auftragsverarbeitung gibt Synfia die personenbezogenen Daten nach Wahl des Auftraggebers in einem verfügbaren Standardformat zurück oder löscht sie, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Der Auftraggeber muss eine gewünschte Rückgabe spätestens bis zum Vertragsende verlangen und die bereitgestellten Daten innerhalb der mitgeteilten Frist abrufen. Mit Löschung beziehungsweise Schließung des Kundenkontos werden die zugehörigen produktiven Konto-, Befragungs- und Projektdaten automatisiert gelöscht.
Gelöschte Daten können noch bis zu 30 Tage in Sicherungskopien enthalten sein. Sicherungskopien dienen ausschließlich der Wiederherstellung nach technischen Störungen, werden im regulären Betrieb nicht für andere Zwecke verarbeitet und anschließend im Rahmen des regulären Zyklus überschrieben. Audioaufnahmen werden nicht dauerhaft gespeichert.
Synfia informiert den Auftraggeber über verbindliche Behördenanfragen, soweit dies gesetzlich zulässig ist, prüft deren formelle Rechtmäßigkeit und beschränkt die Offenlegung auf das erforderliche Maß. Synfia wird Anfragen einer Drittlandbehörde nicht freiwillig anerkennen oder erfüllen, soweit keine anwendbare gesetzliche Verpflichtung besteht.
Unterstützung im Rahmen der Standardfunktionen und die Erfüllung gesetzlicher Mindestpflichten von Synfia sind mit der vereinbarten Vergütung abgegolten. Außergewöhnlicher Aufwand aufgrund zusätzlicher Weisungen, komplexer Betroffenenanfragen, Folgenabschätzungen oder Audits darf nach vorheriger Information angemessen vergütet werden, soweit der Aufwand nicht auf einem Verstoß von Synfia beruht.
Diese Ziffer gilt für die Dauer der Auftragsverarbeitung. Für die Haftung gilt Ziffer 10, soweit Art. 82 DSGVO oder anderes zwingendes Recht nichts Abweichendes bestimmt. Bei Widersprüchen hat diese Ziffer für die Auftragsverarbeitung Vorrang. Synfia informiert den Auftraggeber unverzüglich, wenn Synfia die Anforderungen dieser Ziffer nicht mehr erfüllen kann, und ergreift angemessene Maßnahmen zur Wiederherstellung der Konformität.
Bei ausdrücklich als Werkleistung vereinbarten Ergebnissen prüft der Auftraggeber diese innerhalb von zehn Werktagen nach Bereitstellung. Er erklärt die Abnahme oder rügt wesentliche, nachvollziehbare Abweichungen. Unwesentliche Mängel hindern die Abnahme nicht. Laufende Dienstleistungen unterliegen keiner förmlichen Abnahme.
Synfia ist bei Mängeln zunächst zur Verbesserung oder Ersatzleistung berechtigt. Schlägt diese fehl oder ist sie unzumutbar, gelten die gesetzlichen Rechte. Die Gewährleistungsfrist beträgt gegenüber Unternehmern, soweit gesetzlich zulässig, zwölf Monate ab Übergabe oder Abnahme.
Synfia gewährleistet keine absolute Richtigkeit, Vollständigkeit oder Reproduzierbarkeit KI-generierter Gesprächsverläufe, Übersetzungen oder Analysen. Dies entbindet Synfia nicht von der Pflicht zur fachgerechten Konfiguration, Qualitätssicherung und Erbringung der vereinbarten Leistungen.
Der PII-Filter unterstützt die Erkennung und Redaktion unmittelbar erkennbarer personenbezogener Angaben, garantiert aber weder Fehlerfreiheit noch eine vollständige Anonymisierung.
Synfia haftet unbeschränkt für Vorsatz, grobe Fahrlässigkeit, Personenschäden, arglistiges Verschweigen, übernommene Garantien und nach zwingendem Recht. Bei leichter Fahrlässigkeit haftet Synfia nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten und begrenzt auf den bei Vertragsschluss typischerweise vorhersehbaren Schaden.
Soweit gesetzlich zulässig, ist die Haftung bei leichter Fahrlässigkeit je Schadensfall und insgesamt auf die Nettovergütung des betroffenen Projekts beziehungsweise bei laufenden Leistungen auf die in den letzten zwölf Monaten vor dem schadensbegründenden Ereignis gezahlte Nettovergütung begrenzt. Zwingende Ansprüche, insbesondere nach Art. 82 DSGVO, bleiben unberührt.
Soweit gesetzlich zulässig, haftet Synfia bei leichter Fahrlässigkeit nicht für entgangenen Gewinn, ausgebliebene Einsparungen oder reine Folgeschäden. Für Störungen von Drittleistungen haftet Synfia nach den vorstehenden Regeln, soweit Synfia deren Auswahl, Steuerung oder eine eigene Pflichtverletzung zu vertreten hat.
Schadenersatzansprüche verjähren, soweit gesetzlich zulässig, zwölf Monate ab Kenntnis von Schaden und Schädiger, spätestens drei Jahre nach dem Ereignis. Dies gilt nicht für Ansprüche wegen Vorsatz, grober Fahrlässigkeit, Personenschäden, Datenschutzverletzungen oder sonstige zwingende Ansprüche.
Jede Partei behandelt nicht öffentliche kaufmännische, technische, methodische, organisatorische und personenbezogene Informationen der anderen Partei vertraulich und nutzt sie nur zur Vertragsdurchführung. Hierzu zählen insbesondere Geschäftsfragen, Gesprächsinhalte, Ergebnisse, Strategien, Sicherheitskonzepte, Modelle, Prompts, Systemarchitekturen und die vertraulich bereitgestellte Data Security Overview beziehungsweise TOM-Dokumentation.
Nicht vertraulich sind Informationen, die nachweislich öffentlich bekannt, rechtmäßig von Dritten erlangt, unabhängig entwickelt oder bereits rechtmäßig bekannt waren. Gesetzlich verpflichtende Offenlegungen sind zulässig; die betroffene Partei wird, soweit erlaubt, vorab informiert.
Der Zugang wird auf Personen mit berechtigtem Informationsbedarf und angemessener Vertraulichkeitsbindung beschränkt. Die Pflicht gilt fünf Jahre nach Vertragsende fort; für Geschäftsgeheimnisse und personenbezogene Daten solange deren Schutzbedürftigkeit oder gesetzliche Pflichten bestehen.
Erfüllungsort ist Wien, Österreich, soweit sich aus der Natur der Leistung nichts anderes ergibt.
Es gilt österreichisches Recht unter Ausschluss seiner Kollisionsnormen und des UN-Kaufrechts. Zwingende datenschutzrechtliche Vorschriften, insbesondere für Verarbeitungen im Europäischen Wirtschaftsraum, im Vereinigten Königreich oder in der Schweiz, bleiben unberührt.
Für Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit dem Vertrag ist, soweit gesetzlich zulässig, das sachlich zuständige Gericht in Wien ausschließlich zuständig. Synfia darf auch am allgemeinen Gerichtsstand des Auftraggebers klagen.
Der Auftraggeber darf den Vertrag nur mit Zustimmung von Synfia übertragen. Synfia darf den Vertrag auf ein verbundenes Unternehmen oder im Rahmen einer Unternehmensübertragung übertragen, sofern berechtigte Interessen des Auftraggebers gewahrt bleiben. Der Einsatz von Subunternehmern richtet sich ergänzend nach Ziffer 1.5 und bei Auftragsverarbeitung nach Ziffer 9.7.
Rechtserhebliche Mitteilungen erfolgen an die im Angebot oder zuletzt in Textform bekannt gegebenen Kontaktdaten. Kündigungen bedürfen der Textform, soweit keine strengere Form vorgeschrieben ist.
Der Vertrag enthält die vollständige Vereinbarung zum Vertragsgegenstand. Mündliche Nebenabreden bestehen nicht. Individuelle Vereinbarungen bleiben vorrangig.
Kontakt
Synfia Labs FlexCo
Neubaugasse 36
1070 Wien, Österreich
E-Mail: hello@synfia.ai
Firmenbuchnummer: FN 675642 t
Firmenbuchgericht: Handelsgericht Wien